Làm thế nào để điều hành cuộc họp đầu tiên của bạn với tư cách là một người quản lý mới?
Bạn là một người quản lý mới và đây là lần đầu tiên bạn dẫn dắt một đội ngũ? Cuộc họp đầu tiên với tư cách là một người quản lý mới là một sẽ là một cột mốc quan trọng thiết lập lại các quy trình làm việc và hiểu rõ hơn về đội ngũ của bạn. Vậy cuộc họp đầu tiên với đội ngũ của bạn nên là gì để xây dựng uy tín bản thân?
Nhà quản lý mới nên tìm hiểu và tạo mối quan hệ với các thành viên trong đội ngũ
Ấn tượng ban đầu của đội ngũ về bạn là quan trọng nhất. Và không có thời gian và địa điểm nào tốt hơn để củng cố ấn tượng đó hơn cuộc họp đầu tiên với toàn bộ nhân viên của bạn.
Cho dù bạn đang tiếp quản một đội nhóm mới, hoặc mới nắm giữ vị trí quản lý lần đầu tiên, các phương pháp dưới đây đề sẽ mang lại hiệu quả không ngờ trong lần ra mắt đầu tiên của bạn.
1. Hoạch định tầm nhìn để xây dựng niềm tin
Mục tiêu của cuộc họp ban đầu này với đội ngũ của bạn không phải là vạch ra tầm nhìn trong chín tháng tới hoặc tuyên bố vai trò quản lý. Cuộc họp đầu tiên này là để thiết lập niềm tin và quy trình làm việc cho văn hóa làm việc mà bạn muốn thúc đẩy.
Cụ thể, là một nhà lãnh đạo mới, bạn mong muốn đội ngũ của mình:
- Thấy rằng bạn xứng đáng với sự tin tưởng của họ
- Thể hiện rằng bạn khiêm tốn và sẵn sàng học hỏi
- Cho thấy bạn luôn đồng hành và giúp đỡ họ
Điều này có thể cảm thấy như một cách tiếp cận thụ động đối với vai trò lãnh đạo mới của bạn lúc đầu. Nhưng hãy nhớ rằng: Bạn là người mới và đội ngũ sẽ chưa hoàn toàn tin tưởng bạn. Nếu không có sự tin tưởng, định hướng mà nhà quản lý đề ra sẽ khó thực thi một cách chủ động và xuất sắc.
Vậy làm thế nào bạn có thể xây dựng niềm tin trong cuộc họp đầu tiên này?
2. Tìm hiểu và ghi chú đặc điểm các thành viên trong đội ngũ
Đây có thể là một trong những khía cạnh nhà quản lý mới bỏ qua khi tiếp nhận vị trí: Tìm hiểu và tạo mối quan hệ với các thành viên trong đội ngũ bằng cách đặt ra một vài câu hỏi.
3. Ngoài chức vị mà bạn đang đảm nhận, hãy chia sẻ thêm bạn là ai
Thay vì đề cao chuyên môn và những năng lực bạn có, khi giới thiệu bản thân với đội ngũ là cơ hội để bạn thực sự là ai - điều gì thúc đẩy bạn, truyền cảm hứng cho bạn và đáp ứng mong đợi của bạn với cương vị là nhà quản lý. Đội ngũ càng biết nhiều về con người thật bạn, họ càng có nhiều khả năng tin tưởng bạn.
Làm thế nào để nói về bản thân đúng cách? Hãy chia sẻ triết lý lãnh đạo của bạn như: Vai trò của một người quản lý là gì? Bạn đánh giá cao điều gì? Điều gì đã thu hút bạn đến với tổ chức? Chia sẻ định hướng của bạn: Rằng bạn ở đây để hỗ trợ, giúp họ làm hoàn thành công việc tốt nhất và đạt được những thành tựu trong sự nghiệp. Hãy chú ý để đảm bảo rằng bạn không dành quá 25% cuộc họp nói về bản thân. Trong việc xây dựng niềm tin, điều cuối cùng cần đạt đến là sự thấu hiểu của cả hai bên.
4. Tạo sự hợp tác bằng cách cho đội ngũ biết rằng bạn đang trong thời gian thích nghi với vai trò mới
Với vai trò lãnh đạo, chúng ta chịu áp lực khi phải có câu trả lời cho tất cả các vấn đề. Vì thế khi xây dựng niềm tin, nên cho đội ngũ biết rằng bạn đang trong qua trình thích nghi và tiếp nhận vị trí lãnh đạo mới, còn rất nhiều điều cần điều chỉnh và thử nghiệm để đạt được mục tiêu chung. Đây là một trong những phần khó khăn nhất của việc trở thành một nhà lãnh đạo.
Về cơ bản, nhà quản lý cần nhấn mạnh rằng bản thân đang "trong chế độ học tập và chuyển giao" trong vị trí nhà lãnh đạo mới. Tư duy học tập là một trong những cách tốt nhất để xây dựng niềm tin với đội ngũ.
Dưới đây là các câu hỏi tiêu biểu nhà quản lý có thể tham khảo dựa trên dữ liệu được thu thập:
Phần lớn cuộc họp đầu tiên với tư cách là một người quản lý mới nên dành thời gian đặt ra những câu hỏi với những thành viên trong đội ngũ. Nhà quản lý nên thiết lập thời gian riêng biệt với từng nhân viên trước hoặc sau cuộc họp để tìm hiểu thêm những suy nghĩ của họ.
Dưới đây là một số các câu hỏi nhà lãnh đạo có thể áp dụng:
- Bạn muốn thay đổi điều gì trong quá trình làm việc với đội ngũ?
- Điều gì bạn không muốn thay đổi?
- Những mối quan tâm hoặc vấn đề bạn đang gặp phải?
- Làm thế nào để cải thiện năng suất hoặc mối quan hệ với đội ngũ?
- Bạn thích nhận phản hồi như thế nào? Bạn thích đưa ra phản hồi như thế nào? (Bằng lời nói, bằng văn bản, trực tiếp)?
- Dự án nào bạn cảm thấy có động lực nhất khi làm? Với ai? Và tại sao?
- Điều gì tiếp thêm năng lượng cho bạn khi làm ở công ty?
- Điều gì bạn biết ơn nhất khi trở thành một phần của công ty này?
- Bạn nghĩ điều gì trở ngại lớn cho sự tiến bộ?
- Bạn muốn được truyền đạt và hỗ trợ gì thường xuyên hơn?
- Khi nào bạn cảm thấy bị quản lý vi mô? Khi nào bạn cảm thấy mình cần được hỗ trợ nhiều hơn?
- Ai là sếp tốt nhất mà bạn từng có và tại sao? Sếp tệ nhất mà bạn từng có và tại sao?
- Trải nghiệm làm việc nhóm tốt nhất và tệ nhất bạn từng trải qua là gì?
Nhà quản lý chỉ cần chọn hai đến bốn câu hỏi này cho cuộc họp toàn đội ngũ và dành các phần còn lại cho các cuộc hội thoại 1-1 với từng thành viên.
Khi bạn lắng nghe câu trả lời từ đội ngũ, có một vài điều cần đặc biệt chú ý đến:
- Lắng nghe những điều bạn có thể sửa chữa, giải quyết và loại bỏ nhanh chóng. Quy trình nào đang làm chậm lại tiến đôi công việc? Cách tốt nhất để xây dựng niềm tin với nhóm mới của bạn và cho thấy rằng bạn ở đây để giúp đỡ là thực sự giúp đỡ?
- Lắng nghe và ghi nhận những "thành công" và tiến bộ, và xem xét cách bạn sẽ xác định và đo lường điều đó. Là một nhà lãnh đạo, một trong những công việc chính của bạn sẽ là định nghĩa "thành công" là gì và đội ngũ đang làm tốt như thế nào để đạt được điều đó.
- Lắng nghe nhu cầu giao tiếp của mọi người là gì? Làm thế nào mọi người theo dõi được tiến độ công việc? Làm thế nào để giao tiếp và kiên lạc với đội nhóm thuận tiện nhất?
5. Hãy chủ động lập kế hoạch cho các bước tiếp theo
Cuối buổi họp, trước khi kết để kết thúc cuộc họp đầu tiên hãy thể hiện rằng bạn sẵn sàng lắng nghe đội ngũ và khuyến khích họ chủ động đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy trình làm việc hơn.
Những cách trên sẽ cung cấp cho bạn một khuôn khổ để bắt đầu lên kế hoạch cho cuộc họp đầu tiên với tư cách là một người quản lý mới và khởi động mọi thứ.
Theo KNOW YOUR TEAM
|
Chương trình đào tạo Giải pháp phát triển lãnh đạo
|
||||||||||||||||||||||||||||||
| TẠI ĐÂY |
