Trong môi trường kinh doanh hiện đại, trao quyền cho nhân viên là một khía cạnh quan trọng để nâng cao hiệu suất và sự đổi mới. Trao quyền không chỉ giúp nhân viên có cảm giác được tin tưởng và trân trọng, mà còn khuyến khích họ tham gia vào quá trình ra quyết định, thúc đẩy sự sáng tạo và tăng cường trách nhiệm cá nhân.
Trao quyền là gì?
Theo Lee Thomas: “Trao quyền là để những người khác làm công việc vốn thuộc của mình, dưới sự giám sát”.
Hay có thể diễn giải, trao quyền là quá trình cấp cho cá nhân hoặc nhóm các quyền lực và phương tiện cần thiết để đưa ra quyết định, đảm nhận trách nhiệm và tạo ảnh hưởng đến các vấn đề liên quan đến họ. Yếu tố này thường liên quan đến việc phân phối nguồn lực, quyền lực quyết định và thông tin một cách công bằng để mọi người có thể tham gia tích cực vào quá trình đưa ra quyết định và cải thiện hiệu suất làm việc của chính họ.
Lợi ích khi lãnh đạo trao quyền cho nhân viên
- Tăng cường sự tự chủ của nhân viên
- Phát huy sự sáng tạo, đổi mới
- Cải thiện sự cam kết, gắn bó của nhân viên
- Tăng cường khả năng phản ứng nhanh của tổ chức
- Phát triển kỹ năng lãnh đạo của nhân viên
- Xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh
Tăng cường sự tự chủ của nhân viên
Khi nhân viên cảm thấy họ có quyền kiểm soát công việc của mình, nó sẽ tạo ra sự tự chủ cao. Sự tự chủ này không chỉ làm tăng cảm giác tự do mà còn thúc đẩy trách nhiệm cá nhân. Nhân viên sẽ có động lực hơn để hoàn thành công việc và đạt được kết quả tốt hơn, bởi vì họ cảm thấy mình có vai trò quan trọng trong việc định hình kết quả công việc.
Phát huy sự sáng tạo, đổi mới
Trao quyền cho nhân viên thường được coi là một chiến lược quản lý hiệu quả để khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong một tổ chức. Sự tự chủ không chỉ làm tăng lòng tự trọng của nhân viên mà còn giúp họ cảm thấy rằng họ có thể ảnh hưởng đến kết quả công việc của mình và của tổ chức. Điều này, theo nhiều nghiên cứu, dẫn đến sự cam kết và năng suất làm việc cao hơn.
Bên cạnh đó, khi nhân viên được trao quyền, họ cũng có xu hướng được khuyến khích chia sẻ ý tưởng và sáng kiến của mình, tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi sự đổi mới luôn được khuyến khích. Chính vì vậy, trao quyền cho nhân viên giúp tạo ra một văn hóa tích cực, hỗ trợ sự sáng tạo lâu dài trong tổ chức.
Cải thiện sự cam kết, gắn bó của nhân viên
Nhân viên cảm thấy có quyền kiểm soát công việc và quyết định của mình, họ thường cảm thấy mình có giá trị và được tôn trọng hơn. Không chỉ thúc đẩy họ đạt được hiệu suất cao hơn mà còn tăng sự hài lòng với công việc, góp phần tăng cường lòng trung thành và giảm tỷ lệ nhân sự thay đổi.
Tăng cường khả năng phản ứng nhanh của tổ chức
Khi quyết định được đưa ra gần với nơi xảy ra vấn đề, tổ chức có thể đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi và thách thức. Giúp công ty không bị tụt hậu so với đối thủ và nhanh chóng tận dụng được các cơ hội mới.
Phát triển kỹ năng lãnh đạo của nhân viên
Song đó, trao quyền cũng góp phần phát triển kỹ năng lãnh đạo và quản lý cho nhân viên, tạo động lực giúp họ sẵn sàng đối mặt với thách thức và đưa ra sáng kiến mới. Những nhân viên được trao quyền thường thấy rằng công việc của họ có ý nghĩa hơn. Nhờ đó, một môi trường làm việc nơi mà sự trao quyền được ưu tiên sẽ có khả năng thu hút và giữ chân nhân tài cao hơn, tạo ra một vòng lặp tích cực trong việc xây dựng một tổ chức mạnh mẽ, hiệu quả. Đây là một phần của quá trình phát triển nghề nghiệp, chuẩn bị cho họ các vai trò lãnh đạo trong tương lai.
Xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh
Một môi trường mở và hỗ trợ trao quyền thúc đẩy sự tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau, tạo ra một văn hóa tổ chức tích cực, lành mạnh và phát triển liên tục.
Nhân tố quyết định đến việc trao quyền
Trao quyền trong một tổ chức hay trong mọi mối quan hệ xã hội là một quá trình quan trọng, giúp cá nhân cảm thấy có giá trị và có khả năng tự quyết định trong các tình huống liên quan đến họ. Năm nhân tố quyết định đến việc trao quyền hiệu quả:
-
Tự lực: Khả năng đảm nhận trách nhiệm, đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề mà không cần quá nhiều sự giám sát hay hướng dẫn.
-
Tự quyết: Quyền tự do trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến công việc của mình.
-
Vị thế cá nhân: Địa vị và uy tín của một cá nhân trong tổ chức về vai trò mà họ đảm nhận.
-
Ý nghĩa công việc: Giúp nhân viên cảm thấy mình có mục đích, gắn bó hơn với công việc và tổ chức.
-
Niềm tin: Là cơ sở để trao quyền thành công. Nếu nhân viên cảm thấy được tổ chức tin tưởng, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn trong việc đưa ra các quyết định quan trọng và thực hiện công việc một cách độc lập. Ngược lại, thiếu niềm tin có thể dẫn đến thiếu sáng kiến và sợ hãi trong việc đưa ra quyết định.
Nguyên tắc trao quyền hiệu quả
Tin tưởng, tín nhiệm
Khi một người lãnh đạo trao quyền cho nhân viên của mình, họ cần phải có niềm tin vào khả năng và cam kết của nhân viên đó. Tin tưởng không chỉ là mong đợi rằng nhân viên sẽ hoàn thành công việc một cách chính xác, mà còn bao hàm việc tin rằng nhân viên có thể đưa ra quyết định đúng đắn trong tình huống không có sự giám sát trực tiếp. Hay cũng có nghĩa là người lãnh đạo phải sẵn sàng chấp nhận những sai sót nhất định, như là một phần của quá trình phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên.
Rõ ràng về vai trò và kỳ vọng
Để trao quyền hiệu quả, mọi người cần biết rõ họ được mong đợi làm gì và kết quả cuối cùng như thế nào. Việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cung cấp hướng dẫn cụ thể sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc theo cùng một hướng.
Khi nhân viên hiểu rõ những gì được mong đợi từ họ, họ có thể chủ động hơn trong việc quản lý thời gian và ưu tiên công việc của mình, đồng thời có thể đưa ra các quyết định chính xác hơn khi đối mặt với các tình huống phức tạp. Ngược lại, thiếu sự rõ ràng trong vai trò và kỳ vọng có thể dẫn đến những hiểu lầm và sự thiếu hiệu quả, vì nhân viên không chắc chắn về cách thức và mục tiêu họ cần đạt được.
Đào tạo, phát triển kỹ năng
Trao quyền không chỉ đơn thuần là giao trọng trách mà còn bao gồm việc đảm bảo rằng mọi người có đủ kỹ năng và kiến thức để hoàn thành công việc đó. Đào tạo và phát triển liên tục là cần thiết để nâng cao năng lực, sự tự tin của nhân viên, giúp họ có thể đối mặt và giải quyết các thách thức một cách hiệu quả.
Hỗ trợ và nguyên tắc phản hồi
Khi nhân viên được trao quyền, họ thường được kỳ vọng sẽ đối mặt với nhiều thách thức và tình huống mới, nơi mà sự hỗ trợ kịp thời từ người lãnh đạo không chỉ giúp họ vượt qua khó khăn, mà còn khuyến khích họ tiếp tục phát huy sáng kiến và độc lập trong công việc.
Nguyên tắc phản hồi, từ cả hai phía, là một công cụ quan trọng để đảm bảo rằng cả nhân viên và lãnh đạo có thể cùng nhau học hỏi và cải thiện. Phản hồi tích cực và xây dựng giúp nhân viên nhận thức được những gì họ đang làm tốt và những lĩnh vực cần phát triển thêm, trong khi phản hồi kịp thời từ nhân viên cũng cung cấp thông tin quan trọng cho người lãnh đạo về hiệu quả của phương pháp lãnh đạo và hỗ trợ. Thông qua việc duy trì sự hỗ trợ và tạo điều kiện cho phản hồi liên tục, tổ chức có thể tối đa hóa hiệu quả của quá trình trao quyền, tăng cường sự cam kết và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Tạo động lực và ghi nhận
Động lực và ghi nhận là chìa khóa để khuyến khích mọi người tiếp tục nỗ lực và cam kết với công việc của họ. Khi thành tích và sự cố gắng được công nhận, cá nhân cảm thấy giá trị của họ được đánh giá cao, giúp họ có thêm động lực để phát triển và đóng góp nhiều hơn.
8 Cách trao quyền hiệu quả cho nhân viên
- Xác định phạm vi công việc, nhiệm vụ rõ ràng
- Hiểu được mục tiêu, mục đích của việc trao quyền
- Tránh quản lý vi mô
- Cung cấp nguồn lực, đào tạo cần thiết
- Phản hồi thường xuyên
- Không tự tiện thu hồi quyền lực đã trao
- Thừa nhận và khen thưởng
- Giao đúng việc cho đúng người
Xác định phạm vi công việc, nhiệm vụ rõ ràng
Nhân viên phải hiểu rõ họ cần làm gì, thì họ mới có thể hành động tự tin và tự chủ hơn, không cần sự giám sát chặt chẽ từ cấp trên. Xác định rõ ràng các mục tiêu và kỳ vọng cũng giúp giảm bớt những hiểu lầm, xung đột không đáng có, thúc đẩy một nền văn hóa làm việc đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau. Trao quyền không chỉ đơn thuần là giao phó nhiệm vụ mà còn là quá trình trang bị cho nhân viên những kỹ năng và sự tự tin cần thiết để họ có thể đạt được thành công trong công việc, sự nghiệp của mình.
Hiểu được mục tiêu, mục đích của việc trao quyền
Khi cả hai bên đều hiểu rõ được tầm quan trọng và lý do tại sao họ đang được trao quyền, điều này không chỉ tăng cường sự cam kết và trách nhiệm giải trình mà còn khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân. Sự rõ ràng về mục tiêu giúp nhân viên hướng đến hiệu quả công việc mong muốn, trong khi hiểu được mục đích sẽ giúp họ nhận thức được vai trò của mình trong bức tranh lớn hơn của tổ chức. Nhân viên cảm thấy họ đang góp phần vào mục tiêu chung của công ty, thì họ sẽ tự động viên mình và có khả năng sáng tạo cũng như đổi mới cao hơn, cuối cùng sẽ dẫn đến thành công chung cho cả nhân viên và tổ chức.
Tránh quản lý vi mô
Tránh quản lý vi mô không những giảm bớt áp lực từ việc được giám sát quá chặt chẽ mà còn mang lại cho nhân viên cảm giác được đánh giá cao và coi trọng, giúp họ sẵn sàng đóng góp nhiều hơn vào sự thành công chung của doanh nghiệp. Cách quản trị này cũng chứng minh rằng, khi nhân viên cảm thấy họ có không gian để thể hiện và phát triển, họ sẽ làm việc hiệu quả và độc lập hơn, cải thiện cả hiệu suất cá nhân lẫn tổng thể của tổ chức.
Cung cấp nguồn lực, đào tạo cần thiết
Nhân viên cần được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng và công cụ để đưa ra quyết định và thực hiện công việc mà không cần sự giám sát chặt chẽ từ ban quản lý. Việc cung cấp nguồn lực thích hợp, từ công nghệ cho đến hỗ trợ từ các nhóm chuyên môn, cũng là một yếu tố quan trọng giúp nhân viên hoàn thành công việc, đồng thời phát triển cá nhân về lâu dài.
Phản hồi thường xuyên
Phản hồi thường xuyên là một khía cạnh không thể thiếu trong quá trình trao quyền hiệu quả, bởi nó đóng vai trò cốt lõi trong việc hình thành và duy trì một mối quan hệ làm việc chặt chẽ, dựa trên sự tin tưởng, tín nhiệm lẫn nhau. Khi nhân viên tiếp nhận phản hồi kịp thời và mang tính xây dựng từ người quản lý, họ không chỉ nắm bắt được mức độ hiệu quả của công việc hiện tại mà còn có cơ hội để điều chỉnh và cải thiện kỹ năng làm việc của mình theo hướng tích cực hơn. Mặt khác, phản hồi thường xuyên cũng giúp xây dựng một nền văn hóa trao đổi mở, mọi người có thể chia sẻ quan điểm và ý kiến một cách thoải mái mà không sợ bị phán xét hay đánh giá.
Không tự tiện thu hồi quyền lực đã trao
Nếu quyền lực bị thu hồi một cách đột ngột một cách không rõ ràng, có thể gây ra sự nghi ngờ và mất lòng tin vào quản lý, dẫn đến tâm lý không an toàn và sợ hãi trước thất bại. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa doanh nghiệp. Do đó, sau khi trao quyền, cấp trên cần có sự chuẩn bị tâm lý cho những sai sót và giải quyết vấn đề của cấp dưới, dành thời gian để nhân viên sửa sai, tạo điều kiện thuận lợi để họ rút kinh nghiệm chứ không phải là thu hồi lại quyền lực đã trao.
Thừa nhận và khen thưởng
Khen thưởng không chỉ là một phần thưởng vật chất; nó còn là sự khẳng định rằng nhân viên đang làm rất tốt trách nhiệm được giao phó. Thừa nhận và khen thưởng giúp nhân viên cảm thấy tự tin hơn trong việc đưa ra quyết định, thỏa sức sáng tạo mà không sợ sai lầm. Đồng thời khiến họ tự chủ hơn trong công việc, phát huy tối đa năng lực cá nhân, đóng góp vào thành công chung của tổ chức.
Giao đúng việc cho đúng người
Giao đúng việc cho đúng người không chỉ tận dụng tối đa kỹ năng và sở trường của từng cá nhân mà còn khuyến khích họ phát triển và cống hiến hết mình cho nhiệm vụ được giao phó. Sự phù hợp giữa năng lực của nhân viên và yêu cầu công việc không chỉ giúp họ hoàn thành công việc hiệu quả hơn mà còn giảm bớt căng thẳng, mệt mỏi do làm việc ngoài khả năng.
Một số sai lầm khi trao quyền cho nhân viên
Việc trao quyền cho nhân viên có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, nhưng nếu không được thực hiện đúng cách, nó có thể dẫn đến một số sai lầm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc và môi trường làm việc.
-
Không rõ ràng về giới hạn và trách nhiệm: Khi trao quyền, nếu không xác định rõ ràng các giới hạn, trách nhiệm và kỳ vọng, nhân viên có thể cảm thấy bối rối và không chắc chắn về những gì họ được phép làm.
-
Thiếu đào tạo và hỗ trợ: Trao quyền cho nhân viên mà không cung cấp đào tạo và hỗ trợ cần thiết là một sai lầm lớn. Nhân viên phải có các kỹ năng và kiến thức cần thiết để quản lý các quyền lực mới được giao thì mới có thể hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ.
-
Quá trình giám sát quá nhiều hoặc quá ít: Một số quản lý có thể giám sát quá chặt chẽ, làm mất đi ý nghĩa của việc trao quyền. Ngược lại, việc thiếu giám sát cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi và không được hỗ trợ.
-
Không phù hợp với cá nhân: Không phải tất cả nhân viên đều sẵn sàng hoặc có khả năng nhận thêm trách nhiệm. Việc trao quyền cho những nhân viên không sẵn sàng hoặc thiếu khả năng có thể dẫn đến hiệu suất kém và thất vọng.
-
Thiếu liên lạc và phản hồi: Việc trao quyền cần phải đi kèm với giao tiếp hiệu quả và cung cấp phản hồi thường xuyên. Không có điều này, nhân viên có thể không hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng của họ.
-
Không đánh giá và điều chỉnh: Một sai lầm khác là không đánh giá hiệu quả của việc trao quyền và điều chỉnh chiến lược khi cần. Dẫn đến việc tiếp tục các thực tiễn không hiệu quả.
-
Bỏ qua văn hóa tổ chức: Trao quyền trong một môi trường không hỗ trợ sự tự do và sáng tạo có thể không hiệu quả. Cần phải xây dựng một văn hóa tổ chức mà trong đó việc trao quyền được coi trọng và khuyến khích.
Trao quyền cho nhân viên có thể được xem là một chiến lược quản lý, là yếu tố quan trọng để tăng cường hiệu quả và sáng kiến trong mọi tổ chức. Văn hóa trao quyền tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi sáng tạo và đổi mới không ngừng được khuyến khích. Các nhà lãnh đạo cần nhấn mạnh tới việc tạo dựng một môi trường làm việc nơi sự tin tưởng là nền tảng, mỗi nhân viên được khuyến khích khai thác hết tiềm năng của mình, để họ không chỉ phát triển về kinh nghiệm, kỹ năng cá nhân mà còn đóng góp vào thành công chung của tổ chức.
