“Thời gian là nguồn tài nguyên khan hiếm nhất, nếu không quản lý được thời gian thì không gì khác có thể quản lý được” - Peter Drucker. Khi thời gian được quản lý khoa học, công việc được xử lý trọn vẹn mà vẫn giữ được nhịp sống cân bằng. Việc kiểm soát tiến độ và cam kết với thời hạn giúp doanh nhân hay nhà quản lý khẳng định năng lực tổ chức, xây dựng niềm tin với đối tác và tạo thêm nhiều cơ hội bứt phá trong sự nghiệp.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng lên kế hoạch, sắp xếp và kiểm soát quỹ thời gian nhằm hoàn thành công việc trong phạm vi thời hạn đã định. Người có kỹ năng này thường biết cách phân loại mức độ ưu tiên của nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực hợp lý và hạn chế sự gián đoạn để duy trì hiệu suất, Thay vì để lịch làm việc chi phối, kỹ năng quản lý thời gian cho phép mỗi cá nhân chủ động sử dụng giờ giấc theo cách hiệu quả, giảm áp lực và nâng cao chất lượng kết quả.
Trong bối cảnh khối lượng thông tin ngày càng dày đặc và môi trường làm việc gắn liền với nhiều tác vụ song song, kỹ năng quản lý thời gian trở thành thước đo quan trọng phản ánh năng lực điều hành của mỗi người. Tình trạng quá tải công việc, họp hành kéo dài hoặc liên tục bị gián đoạn là những yếu tố khiến nhiều doanh nhân đánh mất sự tập trung và giảm năng suất. Việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian không chỉ gắn với hiệu quả cá nhân, mà còn định hình cách tổ chức công việc của cả tập thể, tạo ra sự khác biệt rõ rệt giữa những tổ chức vận hành trôi chảy và những tổ chức bị cuốn vào vòng xoáy trì trệ.
Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sắp xếp, ưu tiên công việc để nâng cao hiệu quả và cân bằng
Vì sao kỹ năng quản lý thời gian quan trọng?
Tăng hiệu suất làm việc
Nhiều nghiên cứu về năng suất lao động đã chỉ ra rằng việc liên tục chuyển đổi giữa các hoạt động có thể làm hao hụt tới 40% thời gian làm việc hiệu quả của một người. Thói quen đa nhiệm thường tạo ảo giác về sự bận rộn, nhưng trên thực tế lại phân tán sự tập trung và gia tăng sai sót. Khi thay thế cách làm việc này bằng chiến lược tập trung vào từng nhiệm vụ trong khoảng thời gian được xác định rõ, hiệu suất tổng thể thường được cải thiện rõ rệt.
Giảm căng thẳng
Một nghiên cứu năm 2014 của Đại học Würzburg thực hiện trên nhóm sinh viên cho thấy, khả năng kiểm soát cách sử dụng thời gian có tác động trực tiếp đến việc giảm mức độ căng thẳng và lo âu. Kết quả này cũng phù hợp với nhiều nghiên cứu trong vài thập kỷ qua: khi thời gian được quản lý hợp lý, cá nhân có thể hạn chế cảm giác quá tải, giảm tác động tiêu cực từ nhịp sống hiện đại và duy trì trạng thái tinh thần ổn định hơn.
Bỏ thói quen trì hoãn
Trì hoãn thường xuất phát từ việc không biết ưu tiên, không có hạn chót rõ ràng hoặc khối lượng công việc khiến người ta cảm thấy chán nản. Quản lý thời gian bằng cách thiết lập mục tiêu cụ thể, chia nhỏ công việc và gắn với mốc thời gian cam kết sẽ phá vỡ vòng luẩn quẩn này. Khi có cấu trúc quản lý thời gian, thói quen trì hoãn dần được thay thế bằng sự kỷ luật, từ đó nâng cao mức độ tin cậy và uy tín trong công việc.
Cân bằng công việc và cuộc sống
Một lịch làm việc được kiểm soát chặt chẽ sẽ tạo ra không gian cho đời sống cá nhân, gia đình và sức khỏe. Đây là yếu tố then chốt đối với doanh nhân, bởi năng lượng thể chất và tinh thần ổn định giúp duy trì hiệu quả dài hạn. Cân bằng không có nghĩa là chia đều thời gian, mà là sắp xếp sao cho cả công việc lẫn đời sống riêng đều có “khoảng thở”. Người biết quản lý thời gian có khả năng duy trì sự cân bằng này, từ đó giữ được sự bền bỉ trên hành trình phát triển sự nghiệp.
Quản lý thời gian hiệu quả giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm căng thẳng hiệu quả
Các kỹ năng cần có để quản lý thời gian hiệu quả
- Thiết lập mục tiêu
- Xây dựng kế hoạch
- Sắp xếp công việc
- Tổng kết công việc
- Tập trung
- Luyện tập kỹ luật và thói quen
Thiết lập mục tiêu
Nền tảng của quản lý thời gian không nằm ở tốc độ hoàn thành công việc, mà ở việc biết rõ mình đang dành thời gian cho điều gì. Thiết lập mục tiêu là bước đầu tiên giúp chuyển hoá thời gian thành giá trị. Với lãnh đạo, việc này thường không chỉ dừng lại ở mục tiêu cá nhân mà còn liên quan đến sự đồng thuận trong đội ngũ.
Một mục tiêu hiệu quả không mơ hồ theo kiểu “tăng hiệu suất” hay “làm việc chăm chỉ hơn”, mà cần cụ thể hóa thành kết quả đo lường được, có thời hạn rõ ràng, và liên kết với mục tiêu dài hạn của tổ chức. Khi không có mục tiêu rõ ràng, mọi hành động đều dễ trở nên phản ứng - chạy theo sự vụ - thay vì chủ động kiến tạo kết quả.
Xây dựng kế hoạch
Sau khi xác định được mục tiêu, kỹ năng xây dựng kế hoạch giúp cá nhân và đội nhóm phân bổ thời gian theo logic ưu tiên và năng lực hiện có. Một kế hoạch hiệu quả không phải là một danh sách công việc dày đặc, mà là một bản đồ hành động có chiến lược: cái gì làm trước, cái gì làm sau, điều gì có thể giao lại, và chỗ nào cần dự phòng rủi ro.
Ở cấp độ lãnh đạo, việc lập kế hoạch thường đòi hỏi thêm hai yếu tố: dự báo biến động và tính linh hoạt trong điều chỉnh. Một nhà quản lý giỏi sẽ không khóa chặt nhóm vào một lộ trình cứng nhắc, mà thay vào đó tạo ra các “điểm chốt” để định kỳ rà soát, đánh giá và điều chỉnh.
Sắp xếp công việc
Nhiều người thường gặp tình trạng bị deadline bủa vây, công việc dồn dập hay các dự án chồng chéo khiến khó xác định điểm bắt đầu. Khi kéo dài, điều này dễ dẫn đến căng thẳng, mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nếu thiếu phương pháp sắp xếp hợp lý, rất dễ rơi vào vòng luẩn quẩn của sự trì hoãn, hiệu suất giảm sút và mục tiêu khó hoàn thành.
Mỗi người có thể tự sắp xếp công việc của mình một cách dễ dàng bằng các phương pháp như:
- Master list: Ghi ra toàn bộ công việc cần làm để không bỏ sót.
- Ivy Lee: Chọn 6 việc quan trọng nhất cho ngày hôm sau và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
- Ma trận Eisenhower: Phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
- Phương pháp MIT (Most Important Task): Tập trung hoàn thành 1 - 2 việc quan trọng nhất trong ngày.
- ABCDE: Đánh giá mức độ ưu tiên theo thang từ A-E để dễ dàng xử lý.
- Phương pháp GTD” Ghi lại, phân loại, sắp xếp, hành động và rà soát để tối ưu hiệu quả,
Tổng kết công việc
Tổng kết là một kỹ năng thường bị xem nhẹ, nhưng thực tế có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả. Nếu bỏ qua bước nhìn lại, những cải tiến chỉ xuất hiện tình cờ, thiếu định hướng rõ ràng. Với các nhà lãnh đạo, việc tổng kết định kỳ giúp đánh giá hiệu quả sử dụng thời gian, đồng thời mở ra cơ hội điều chỉnh thói quen làm việc, nhịp độ phối hợp và cách ra quyết định.
Tổng kết có thể diễn ra ở nhiều cấp độ:
- Cá nhân: xem lại những gì đã làm, chưa làm, và lý do.
- Đội nhóm: rà soát các đầu việc bị chậm, các điểm nghẽn giao tiếp, sự thiếu phối hợp.
- Chiến lược: đánh giá xem mục tiêu ban đầu có còn phù hợp với bối cảnh hiện tại không.
Tập trung
Trong một thế giới bị phân tán bởi thông tin, khả năng tập trung là một lợi thế cạnh tranh. Tập trung không đến từ ý chí đơn thuần, mà đến từ việc kiểm soát môi trường làm việc, giới hạn các tác nhân gây gián đoạn, và biết rõ việc gì cần hoàn thành trong khung thời gian nào.
Với lãnh đạo, tập trung còn mang tính lan tỏa. Một người thường xuyên bị gián đoạn bởi những việc không quan trọng sẽ vô tình thiết lập một chuẩn mực thiếu trọng tâm cho cả đội nhóm. Ngược lại, người duy trì được sự hiện diện và tập trung cao độ trong những cuộc họp quan trọng, những thời điểm cần quyết định, sẽ tạo cảm hứng và dẫn dắt theo đúng nghĩa.
Luyện tập kỹ luật và thói quen
Kỷ luật là khả năng làm điều cần làm, ngay cả khi không có động lực. Trong quản lý thời gian, đây là yếu tố giúp biến chiến lược thành hành vi lặp lại - từ đó hình thành hệ thống làm việc cá nhân bền vững. Một thói quen nhỏ như bắt đầu ngày mới với 10 phút xem lại mục tiêu có thể tạo ra khác biệt lớn về hiệu quả dài hạn.
Lãnh đạo càng lên cao, sự tự do càng lớn - và do đó, tự kỷ luật càng trở nên thiết yếu. Không có ai theo dõi bạn làm việc thế nào, ngoại trừ chính kết quả bạn tạo ra. Ngoài ra, hành vi của người lãnh đạo luôn là một thông điệp ngầm cho đội ngũ. Một người quản lý thiếu kỷ luật dễ tạo ra một tổ chức thiếu cam kết. Ngược lại, những hành vi nhất quán - đến đúng giờ, phản hồi đúng hẹn, xử lý việc đúng cam kết - dần dần tạo nên văn hoá hiệu quả cho cả tập thể.
Cần biết cách thiết lập mục tiêu và sắp xếp công việc để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Mỗi ngày trôi qua đều mang theo 24 giờ giống nhau, nhưng giá trị được tạo ra từ khoảng thời gian ấy thì khác biệt ở mỗi người. Quản lý thời gian là bước đi thiết yếu để biến quỹ thời gian hữu hạn thành đòn bẩy cho sự nghiệp và doanh nghiệp. Bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng có thể bắt đầu bằng những điều nhỏ: loại bỏ việc không cần thiết, tập trung vào ưu tiên quan trọng và dành không gian cho tư duy chiến lược.
