Có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao chất lượng công việc của mình. Song đó, sử dụng thời gian hợp lý cũng góp phần tăng cường hạnh phúc tổng thể của bạn. Ngược lại, một công việc bận rộn và áp lực có thể gia tăng áp lực và ảnh hưởng tiêu cực đến mọi khía cạnh đời sống.
Hiểu rõ cách bạn sử dụng và quản lý thời gian
Để hiểu rõ cách bạn sử dụng thời gian, hãy trung thực đánh giá các hoạt động hàng ngày, từ cuộc họp, làm việc cá nhân, đến giờ nghỉ giải lao hay dạo chơi ngoài trời. Ghi chép chi tiết các hoạt động mỗi ngày trong suốt một tuần sẽ giúp bạn thấy rõ:
- Khả năng thực tế của mình trong một ngày. Nếu không nắm được về năng suất/ đầu ra hằng ngày tiềm năng của mình, bạn sẽ dễ thất vọng, ngay cả vào những ngày hiệu quả.
- Xác định những nhiệm vụ hoặc cuộc họp không quan trọng mà bạn có thể bỏ qua. Việc nhận biết các cam kết không thúc đẩy được mục tiêu cho phép bạn loại bỏ dần để tối ưu hóa thời gian của mình.
- Cuối cùng, hãy xác định những hoạt động mang lại kết quả tốt nhất và khung giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn. Có thể bạn làm việc tốt nhất từ 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa, hoặc vào buổi tối. Khi biết được thời gian tối ưu, hãy lên kế hoạch làm việc phù hợp.
Sử dụng chiến lược quản lý thời gian hiệu quả
Khi bạn quyết tâm tối ưu hóa thời gian để đạt được mục tiêu và ưu tiên cá nhân, ba chiến lược thực tiễn dưới đây sẽ hỗ trợ bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn trong công việc.
1. Ưu tiên
Trong cuốn 7 Thói Quen Hiệu Quả, một trong những yếu tố quan trọng để thành công là "Ưu tiên điều quan trọng". Hãy tập trung vào những nhiệm vụ chính yếu giúp bạn đạt được mục tiêu cốt lõi, thay vì chỉ phản ứng với các công việc khẩn cấp. Mục tiêu của việc ưu tiên là xử lý những điều thực sự quan trọng trước khi chúng trở thành việc khẩn cấp, đồng thời tránh rơi vào suy nghĩ rằng mọi thứ đều quan trọng và cần xử lý ngay. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng giữa những "tình huống khẩn cấp" thật sự đòi hỏi sự chú ý của bạn và những nhiệm vụ có thể trì hoãn hoặc thậm chí không cần thiết. Dù các công việc khẩn cấp sẽ luôn xuất hiện, bạn sẽ không đạt được mục tiêu nếu không biết ưu tiên một cách hiệu quả.
2. Tập trung vào một việc
Làm nhiều việc cùng lúc có thể khiến bạn cảm thấy hiệu quả hơn, nhưng một nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ đã chỉ ra rằng thực tế nó lại làm giảm năng suất, khi não bộ của bạn phải chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ khác nhau, dẫn đến "chi phí chuyển đổi." Để cải thiện năng suất, chúng ta cần ưu tiên chất lượng hơn số lượng. Hầu hết mọi người không thể tạo ra công việc chất lượng khi phải làm hai nhiệm vụ cùng lúc. Làm tốt một việc mà không mắc lỗi đòi hỏi sự tập trung.
3. Phân bổ thời gian
Xác định những nhiệm vụ có giá trị cao nhất của bạn và tránh xa những phiền nhiễu cũng như sự phân tâm bằng cách dành đủ thời gian trong lịch làm việc hàng ngày để hoàn thành chúng. Hãy bắt đầu với việc phân bổ khoảng 65% thời gian mỗi ngày cho các công việc ưu tiên và yêu cầu sự tập trung cao. Nếu bạn lên lịch trình tới 100%, bạn sẽ dễ dàng rơi vào tình trạng căng thẳng khi đối diện với thực tế — những tương tác tại nơi làm việc, các cuộc họp, gián đoạn bất ngờ, và những khủng hoảng không lường trước.
Việc lên kế hoạch với 65% thời gian cho phép bạn có đủ khoảng trống để xử lý các tình huống khẩn cấp, đồng thời vẫn đảm bảo hoàn thành những công việc quan trọng nhất. Thêm vào đó, việc phân bổ thời gian dựa trên phân tích năng suất cá nhân sẽ giúp bạn lên kế hoạch thực hiện các công việc quan trọng vào những thời điểm bạn đạt mức tập trung cao nhất trong ngày.
Ứng dụng công nghệ một cách thông minh
Khi được sử dụng có chủ đích, công nghệ có thể là một công cụ hiệu quả để quản lý thời gian và thông tin. Tuy nhiên, nếu không được sử dụng đúng cách, nó có thể trở thành nguồn cơn của những gián đoạn và xao nhãng vô tận. Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ trong việc thực hiện các công việc như nghiên cứu sơ bộ và soạn thảo bản nháp của các văn bản, nhưng hiệu quả của nó sẽ giảm đi đáng kể khi chúng ta bị quá tải bởi các tin nhắn, email, yêu cầu lịch họp, thông báo tin tức,... Để làm việc tập trung, chúng ta cần loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng, bắt đầu bằng việc tắt thông báo email, tin nhắn và thông báo trên máy tính, cũng như tắt tiếng hoặc cất điện thoại di động của mình.
Chăm sóc sức khỏe bên trong & bên ngoài
Trong thời đại công nghệ hiện nay, hãy nhớ rằng bạn vẫn là một con người và việc chăm sóc cơ thể để hỗ trợ tinh thần và khả năng sáng tạo là yếu tố không thể thiếu trong quản lý thời gian hiệu quả. Nhiều nghiên cứu đã khẳng định tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi, giấc ngủ đầy đủ, và cung cấp đủ nước cho cơ thể. Quản lý thời gian đạt hiệu quả cao nhất khi bạn chăm sóc toàn diện cho bản thân cùng với việc hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn.
Tuy nhiên, hãy giữ sự cân bằng. Nghỉ ngơi mang lại giá trị khi giúp bạn tái tạo năng lượng, nhưng có thể trở thành xao nhãng nếu lạm dụng. Hãy nhận thức rõ mức độ thư giãn cần thiết để nạp lại năng lượng, và nhận biết khi nào nó chuyển sang xao nhãng.
Quản lý thời gian cho thành công của đội ngũ
Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ nâng cao năng suất mà còn cải thiện tinh thần và hạnh phúc của cả đội ngũ. Điều này càng trở nên hiệu quả hơn khi lãnh đạo truyền tải rõ ràng rằng tổ chức đang tập trung vào các hoạt động ưu tiên cao. Hành động thực tế của lãnh đạo luôn có sức nặng hơn lời nói, nhưng việc chia sẻ lý do đằng sau các ưu tiên cũng có thể trở thành nguồn cảm hứng và định hướng cho đội ngũ. Hiểu rõ "tại sao" đi kèm với "việc gì" giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng, nhờ đó các hành động được thực hiện một cách có mục đích hơn.
Lãnh đạo cần nuôi dưỡng niềm tin vào các thành viên trong nhóm và ủy quyền công việc một cách hợp lý, phù hợp với khả năng và thế mạnh của từng cá nhân, nhằm tối đa hóa hiệu quả và kết quả chung của cả đội. Ủy quyền hiệu quả đòi hỏi sự lựa chọn đúng người cho đúng việc, cùng với giao tiếp rõ ràng về kỳ vọng và thời hạn. Khi nhân viên nhận được sự hướng dẫn và thách thức phù hợp, họ sẽ cảm thấy tự tin đóng góp vào thành công của nhóm, tổ chức và chính bản thân họ.
Quản lý thời gian hiệu quả có thể quyết định thành bại của mỗi cá nhân. Trong thời đại mà những phiền nhiễu xuất hiện khắp nơi, việc áp dụng các kỹ thuật cá nhân hóa để giữ vững sự tập trung và loại bỏ những "tiếng ồn" là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt các nhiệm vụ quan trọng mà còn duy trì sự cân bằng cho sức khỏe thể chất và tinh thần của chính bạn cũng như những người xung quanh, từ nơi làm việc đến gia đình. Nếu không, bạn có thể dễ dàng bị choáng ngợp trước khối lượng công việc ngày một chồng chất và những gián đoạn liên tục.
Hãy quản lý thời gian một cách chủ động bằng cách xác định những điều thực sự quan trọng, ưu tiên công việc, dành thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ cần tập trung cao độ và chia sẻ cách tiếp cận mới này với đồng nghiệp. Đây là những chiến lược quản lý thời gian bền vững, đã được chứng minh hiệu quả trong thế giới chuyên nghiệp hiện tại và chắc chắn sẽ tiếp tục phát huy giá trị trong tương lai.
Theo FranklinCovey
