Để làm việc hiệu quả trong một môi trường biến động liên tục, nơi mà con người ngày càng trở nên tự do hơn, thì việc chia sẻ rõ kỳ vọng, cùng các thành viên khác thống nhất kỳ vọng là cực kỳ quan trọng nhằm giúp các phòng ban/ bộ phận có hướng đi rõ ràng, thúc đẩy sự cam kết và tinh thần làm việc đồng đội, tăng cường năng suất và sáng tạo trong công việc.
Kỳ vọng là gì?
Kỳ vọng là niềm tin hoặc mong đợi rằng điều gì đó sẽ xảy ra hoặc một người sẽ đạt được một mục tiêu nhất định trong tương lai. Nó liên quan đến việc đặt ra các tiêu chuẩn hoặc giả định về kết quả trước khi hành động diễn ra, dựa trên kinh nghiệm trước đây, nhận thức về tình hình hiện tại, hoặc các tiêu chuẩn xã hội và cá nhân.
Trong doanh nghiệp, kỳ vọng có thể được hiểu là những mong đợi hoặc yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra đối với nhân viên, các phòng ban, hoặc toàn bộ tổ chức. Kỳ vọng này thường được xác định dựa trên các mục tiêu chiến lược và kết quả kinh doanh mà doanh nghiệp mong muốn đạt được.
Việc đặt ra kỳ vọng rõ ràng và hợp lý giúp doanh nghiệp thúc đẩy hiệu suất làm việc, tạo động lực cho nhân viên và hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức. Tuy nhiên, quá trình quản lý kỳ vọng cũng cần được tiến hành một cách cân bằng, tránh gây áp lực quá mức lên nhân viên, điều mà có thể dẫn đến căng thẳng và suy giảm năng suất làm việc.
6 Dạng kỳ vọng
Kỳ vọng tích cực
Kỳ vọng tích cực là những gì mà người khác hoặc chính bản thân mong đợi sẽ đạt được kết quả tốt, thành công, hoặc tiến bộ trong tương lai. Đây là loại kỳ vọng có thể truyền cảm hứng và khích lệ người khác phấn đấu. Tuy nhiên, nếu không cẩn thận, kỳ vọng tích cực cũng có thể gây áp lực lớn khiến người được kỳ vọng cảm thấy lo lắng hoặc sợ hãi không đáp ứng được.
Kỳ vọng tiêu cực
Ngược lại với kỳ vọng tích cực, kỳ vọng tiêu cực là sự mong đợi thấp hoặc tiêu cực về một cá nhân hoặc tình huống. Loại kỳ vọng này có thể ảnh hưởng đến tâm lý và hành vi của người bị kỳ vọng, khiến họ có xu hướng hành động theo những định kiến tiêu cực đó, hạn chế khả năng phát triển cá nhân của họ.
Kỳ vọng tự thân
Đây là những kỳ vọng mà một cá nhân đặt ra cho chính mình. Kỳ vọng tự thân thường phản ánh mục tiêu cá nhân và tiêu chuẩn mà người đó nỗ lực để đạt được. Loại kỳ vọng này có thể rất có lợi trong việc thúc đẩy bản thân phát triển, nhưng cũng có thể gây ra áp lực nếu những kỳ vọng đó quá cao hoặc không thực tế.
Kỳ vọng định kiến
Kỳ vọng này bắt nguồn từ những định kiến xã hội hoặc cá nhân về một nhóm người, cá nhân hoặc tình huống cụ thể. Kỳ vọng định kiến thường không dựa trên cá nhân thực tế hay khả năng của người đó mà dựa vào những niềm tin chung hoặc kinh nghiệm trước đây. Loại kỳ vọng này có thể gây hại, tạo ra sự phân biệt và ảnh hưởng tiêu cực đến những người bị đánh giá.
Kỳ vọng đồng cảm
Kỳ vọng đồng cảm liên quan đến sự hiểu biết và đồng cảm với cảm xúc, hoàn cảnh hoặc động lực của người khác. Kỳ vọng đồng cảm giúp xây dựng mối quan hệ lành mạnh, tôn trọng lẫn nhau. Nó thể hiện mong muốn thấy người khác hành động một cách thấu đáo và tôn trọng lợi ích cũng như cảm xúc của người khác.
Kỳ vọng thực tế
Loại kỳ vọng này dựa trên hiểu biết thực tế về tình huống, khả năng của cá nhân hoặc điều kiện hiện tại. Kỳ vọng thực tế không quá cao hay quá thấp mà phù hợp với điều kiện và khả năng có thể đạt được. Dạng kỳ vọng này có thể giúp người khác và bản thân duy trì động lực, tiếp tục phấn đấu mà không bị áp lực hoặc thất vọng không cần thiết.
Tại sao nên đặt kỳ vọng?
Tăng động lực, kiên trì để đạt mục tiêu
Khi có kỳ vọng rõ ràng, mỗi cá nhân sẽ biết mình cần hướng tới đâu và phấn đấu ra sao. Kỳ vọng đóng vai trò như một "đích đến" mà mọi người cố gắng đạt tới. Nó tạo động lực thúc đẩy họ không chỉ bắt đầu mà còn duy trì sự nỗ lực trong suốt quá trình. Khi gặp khó khăn, việc nhắc nhở bản thân về mục tiêu và kỳ vọng sẽ giúp họ không bỏ cuộc, phát triển sự kiên trì, một yếu tố quan trọng để thành công trong mọi lĩnh vực.
Cải thiện hiệu quả công việc
Bởi khi mọi người biết mình cần đạt được điều gì, họ sẽ cố gắng sắp xếp công việc một cách hợp lý và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Kỳ vọng giúp hạn chế sự phân tâm hay lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết. Thêm vào đó, kỳ vọng có thể khuyến khích mọi người tìm kiếm các phương pháp làm việc hiệu quả hơn, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh, nơi mà việc tối ưu hóa năng suất là vô cùng quan trọng.
Giảm stress và lo âu
Nghe có vẻ trái ngược, nhưng đặt kỳ vọng rõ ràng có thể giúp giảm bớt stress và lo âu. Khi không có một hướng dẫn cụ thể, người ta thường cảm thấy mất phương hướng và không chắc chắn về những gì cần làm, gây ra stress và lo lắng. Còn khi kỳ vọng được thiết lập rõ ràng, mọi người có thể dễ dàng xác định được tiến trình của mình và nhận biết được những bước cần thiết để đạt được mục tiêu, giảm bớt cảm giác bất an, lo lắng, sợ hãi trước thất bại.
Kích thích sự sáng tạo
Kỳ vọng cao đòi hỏi mọi người phải tìm tòi, học hỏi và sáng tạo để đạt được. Trong quá trình này, họ sẽ phải đối mặt với những thách thức và phải tìm ra những giải pháp mới. Thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề. Khi mọi người được thử thách trong một môi trường lành mạnh, họ có cơ hội để phát triển các giải pháp sáng tạo mà không giới hạn trong khuôn khổ truyền thống, đạt được những thành tựu đáng kể.
Cách xác định và làm rõ kỳ vọng của các bên
Giao tiếp cởi mở và trung thực
Đây là nền tảng để xây dựng niềm tin và hiểu biết lẫn nhau. Mọi người cần phải trao đổi thông tin một cách cởi mở và trung thực mới có thể chia sẻ kỳ vọng, lo lắng và mong đợi của họ mà không sợ bị hiểu lầm. Giúp mọi người có được cái nhìn chính xác hơn về nhu cầu và nghĩa vụ của nhau, tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, hiệu quả hơn.
Liên tục đặt câu hỏi mở
Câu hỏi mở là những câu hỏi không thể trả lời chỉ bằng "có" hoặc "không". Câu hỏi mở khuyến khích sự thảo luận sâu rộng hơn và khám phá chi tiết về những gì mỗi bên mong đợi. Qua đó, các bên có thể hiểu rõ hơn về những điểm quan trọng và ưu tiên của nhau, tránh được những hiểu lầm không đáng có.
Ghi chép chi tiết
Việc ghi chép cẩn thận những thỏa thuận, cuộc họp và những thảo luận quan trọng sẽ tạo ra một hồ sơ lưu trữ có thể tham khảo lại. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu mâu thuẫn do nhớ sai chi tiết mà còn là cơ sở để xem xét lại các kỳ vọng khi cần thiết.
Tạo bản thỏa thuận hoặc kế hoạch rõ ràng
Việc tạo ra một tài liệu thỏa thuận hoặc kế hoạch chi tiết bao gồm mục tiêu, trách nhiệm, thời gian biểu và kết quả cụ thể giúp định hình rõ ràng nghĩa vụ và kỳ vọng của mỗi bên. Một kế hoạch rõ ràng không chỉ là một tài liệu tham khảo trong suốt quá trình thực hiện công việc, mà còn là một công cụ pháp lý trong trường hợp tranh chấp hoặc hiểu lầm. Nó cũng giúp quản lý các thay đổi trong dự án, bằng cách cung cấp một cơ sở để thương lượng lại điều khoản khi các yếu tố ngoài kế hoạch xảy ra.
Thường xuyên đánh giá, điều chỉnh nếu cần thiết
Đánh giá định kỳ và liên tục các kỳ vọng, mục tiêu và tiến độ là cực kỳ quan trọng trong quản lý dự án và các mối quan hệ. Khi dự án phát triển, có thể xuất hiện những vấn đề hoặc cơ hội mới không lường trước được. Việc thường xuyên đánh giá giúp phát hiện những vấn đề sớm và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đáp ứng các mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Điều này không chỉ tăng khả năng đạt được kết quả tốt nhất mà còn duy trì mức độ hài lòng và cam kết của các bên.
Khuyến khích giao tiếp, phản hồi liên tục
Một môi trường làm việc nơi mà phản hồi được khuyến khích có thể thúc đẩy cải tiến liên tục, đổi mới và đáp ứng kỳ vọng. Phản hồi liên tục từ các bên liên quan giúp chỉ ra cả điểm mạnh và điểm yếu trong quá trình thực hiện công việc, cung cấp thông tin giá trị để cải tiến trong tương lai. Nó tạo ra một vòng lặp học tập, khi mỗi dự án hay công việc không chỉ đạt được mục tiêu mà còn cải thiện quy trình và mối quan hệ.
Sử dụng Ma trận RACI
Ma trận RACI là một công cụ quản lý dự án giúp làm rõ vai trò của từng người trong một dự án. "Responsible" (chịu trách nhiệm) là người thực hiện công việc, "Accountable" (chịu trách nhiệm cuối cùng) là người phải đảm bảo công việc hoàn thành, "Consulted" (có tham vấn) là những người có kiến thức hoặc kỹ năng có liên quan cần được hỏi ý kiến và "Informed" (được thông báo) là những người cần được báo cáo về tiến trình. Sử dụng công cụ này trong một dự án giúp giảm thiểu những chồng chéo trách nhiệm, đảm bảo mọi người đều rõ vai trò, kỳ vọng của người khác đối với mình, giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu xung đột.
Sử dụng các mẫu hợp đồng hoặc khuôn mẫu chuẩn
Sử dụng các mẫu hợp đồng hoặc khuôn mẫu chuẩn là cần thiết trong việc xác định và làm rõ kỳ vọng giữa các bên vì chúng đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và chuyên nghiệp trong các giao dịch. Các mẫu này phải được phát triển dựa trên kinh nghiệm pháp lý và thực tiễn tốt nhất, giúp giảm thiểu rủi ro và tranh chấp bằng cách cung cấp các điều khoản rõ ràng và đã được chuẩn hóa. Việc áp dụng các mẫu chuẩn không chỉ tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong quá trình soạn thảo hợp đồng mà còn tăng cường sự đồng thuận, giảm thiểu sự hiểu lầm, tạo ra sự ổn định và tin cậy trong mối quan hệ thương mại.
Sự khác nhau giữa kỳ vọng và hy vọng
Kỳ vọng và hy vọng tuy đều mang ý nghĩa mong muốn một điều gì đó tốt đẹp xảy ra trong tương lai, nhưng hai thuật ngữ này có những điểm khác nhau như sau:
Kỳ vọng:
- Mang tính cụ thể, rõ ràng hơn về kết quả mong muốn.
- Thường đi kèm với niềm tin cao hơn về khả năng đạt được kết quả đó.
- Có thể tạo ra áp lực và dẫn đến thất vọng nếu không đạt được.
Hy vọng:
- Mang tính mơ hồ, bao quát hơn về mong muốn.
- Thể hiện niềm tin nhẹ nhàng hơn về khả năng đạt được kết quả mong muốn.
- Giúp duy trì tâm lý tích cực và lạc quan.
Một doanh nghiệp thành công là doanh nghiệp biết cân bằng giữa kỳ vọng và khả năng thực tế, đồng thời tạo dựng một môi trường trao đổi mở, nơi mọi ý kiến đều được lắng nghe và tôn trọng. Quản lý và nhân viên cần cùng nhau thảo luận để định hình những kỳ vọng này, nhằm đảm bảo mục tiêu chung được hiểu rõ và đồng thuận, giúp mỗi nhân viên có thể phát huy tối đa năng lực của mình trong khuôn khổ được giao.
