6 Lời Khuyên Hàng Đầu Để Làm Việc Hiệu Quả Hơn Với Đội Ngũ

Đội ngũ làm việc và phối hợp hiệu quả là chìa khóa thành công cho mọi dự án. Bài viết sẽ  thảo luận về ba yếu tố cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả và cung cấp các phương pháp để cải thiện kết quả của bất kỳ lĩnh vực công việc và dự án nhà lãnh đạo đang gặp khó khăn.

Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng rất quan trọng để làm việc nhóm hiệu quả
 

Trước khi bắt đầu thực hiện một dự án có sự tham gia của số lượng lớn con người, hãy bắt đầu với việc đặt ra mục tiêu, phân định từng vai trò từng thành viên và phương pháp giao tiếp rõ ràng:
 
1. Xác định mục tiêu được rõ ràng
 
Sự thành công của dự án thường bắt đầu với một mục tiêu được xác định rõ ràng và được chia sẻ với tất cả các thành viên trong đội ngũ. Nhà lãnh đạo nên tạo một mục đích rõ ràng bằng cách thiết lập OKR (mục tiêu và kết quả chính), thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) hoặc xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân. Khi một đội ngũ hiểu rõ được mục tiêu cụ thể, họ sẽ ưu tiên thời gian và nguồn lực vào những công việc chính. Điều này cũng giúp nhân viên của hiểu vai trò của họ và cách họ đóng góp vào sự thành công chung của dự án. Cân nhắc thiết lập các mục tiêu SMART hoặc các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và ràng buộc về thời gian.
 
Ví dụ: Đội ngũ dịch vụ khách hàng của bạn có nhiệm vụ xử lý lợi nhuận của khách hàng. Việc cần làm là cải thiện dịch vụ khách hàng và mục tiêu của nhà lãnh đạo là xử lý lợi nhuận cho tất cả khách hàng trong vòng hai ngày.
 
2. Xác định rõ vai trò cho từng thành viên trong đội ngũ
 
Khi các thành viên trong nhóm hiểu vai trò của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của dự án, họ sẽ có thể tập trung vào trách nhiệm của mình đối với sự thành công của dự án. Khen thưởng các thành viên trong nhóm khi đáp ứng các mục tiêu sớm hoặc đạt được tiến bộ đáng kể giúp các nhân viên của bạn có động lực và đi đúng hướng để hoàn thành dự án.
 
Sự công nhận cũng có thể giúp các thành viên trong nhóm nhận biết tầm quan trọng của vai trò của họ trong dự án và nâng cao tinh thần. Cả lãnh đạo và nhân viên đều nên đưa ra phản hồi tích cực bằng cách ghi nhận thành công nổi bật hoặc ca ngợi một ý tưởng có giá trị. Khuyến khích đội ngũ hướng tới một mục tiêu chung có thể giúp thúc đẩy toàn bộ nhóm.
 
Ví dụ: Trong các cuộc họp, hãy lên kế hoạch thời gian để biểu dương thành công của các thành viên trong nhóm. Để các thành viên hiểu những gì họ đã đạt được và đồng thời khuyến khích các thành viên khác nỗ lực hơn trong tương lai.
 
3. Phương pháp giao tiếp 1-1 cởi mở
 
Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng rất quan trọng để làm việc nhóm hiệu quả. Các thành viên trong nhóm cần cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý tưởng và ý kiến của họ để có thể phát huy hết tiềm năng của họ. Phương pháp giao tiếp 1-1 cởi mở hình thành sự tin tưởng nhiều hơn giữa các thành viên trong đội ngũ và phá vỡ các rào cản làm cho công việc của một nhóm chậm hơn và kém hiệu quả hơn.
 
Để thiết lập một nền tảng giao tiếp mạnh mẽ trong đội ngũ, cần có sự thống nhất về phương cách và công cụ giao tiếp. Điều này bao gồm khi nào và làm thế nào sử dụng các phương pháp giao tiếp khác nhau, chẳng hạn như email, tin nhắn trực tuyến, cuộc gọi điện thoại và cuộc họp.
 
Ví dụ: Nếu nhà lãnh đạo đang quản lý một dự án, hãy lên lịch các cuộc họp nhanh để xem xét tiến độ. Dành thời gian giúp giải quyết các vấn đề đội ngũ đang phải đối mặt hoặc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Nhà lãnh đạo tạo các cuộc trò chuyện để thảo luận về công việc hàng ngày hoặc email hàng tuần để truyền đạt thông tin cập nhật và nhắc nhớ các cột mốc quan trọng.
 
4. Tạo không gian  làm việc hiệu quả
 
Tùy theo tính chất dự án mà đội ngũ cần một phương cách và môi trường làm việc khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu và đội ngũ con người. Có những dự án cần các cuộc họp trực tiếp và có những dự án cần làm việc từ xa để tối ưu thời gian và con người, nhà lãnh đạo cần xem xét về các công cụ giao tiếp phù hợp với từng tính chất dự án.
 
Ví dụ: Nếu nhiệm vụ của đội ngũ là sáng tạo và kiến tạo các ý tưởng mới, đội ngũ cần một không gian yên tĩnh, nơi nhân viên có thể cảm thấy thoải mái trao đổi ý tưởng. Căn phòng nên được trang bị các công cụ cần thiết, có thể bao gồm bảng trắng và máy tính xách tay với phần mềm cụ thể.
 
5. Khuyến khích cùng sáng tạo nên những ý tưởng táo bạo
 
Sáng tạo là chìa khóa tạo nên sự thành công cho dự án. Khuyến khích đội ngũ đưa lên những quan điểm độc đáo để tạo ra các giải pháp đa dạng hơn.
 
Ví dụ: Nếu nhiệm vụ của đội ngũ là xử lý vấn đề khách hàng gặp phải, hãy dành thời gian tạo các cuộc họp khuyến khích các giải pháp sáng tạo với đội ngũ. Ví dụ, nâng cấp phần mềm chăm sóc khách hàng. Thu thập thông tin cụ thể từ khách hàng có thể đẩy nhanh quá trình xử lý vấn đề.
 
6. Gặp gỡ bên ngoài nơi làm việc
 
Mặc dù nhà lãnh đạo đã điều chỉnh môi trường làm việc phù hợp để đáp ứng tất cả các nhu cầu của nhóm, đôi khi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái hơn trong một môi trường bên ngoài nơi làm việc. Các cuộc họp bên ngoài văn phòng cũng cho phép đồng nghiệp xây dựng mối quan hệ và phát triển gần gũi hơn như một đội ngũ và tăng sự sáng tạo.
 
Ví dụ: Lên lịch cho một bữa trưa nhóm tại một nhà hàng gần đó hoặc một quán cà phê buổi chiều. Những cuộc họp này tạo điều kiện đội ngũ hiểu rõ về nhau và chia sẻ cởi mở hơn. Tùy thuộc vào thời gian hoàn thành dự án, nhà lãnh đạo nên tạo các cuộc thảo luận định kỳ về những ý tưởng mới và ghi nhận cho sự tiến bộ của các thành viên trong nhóm.

Theo INDEED