5 Bí Quyết Vượt Qua Tình Trạng Quá Tải Dành Cho Quản Lý Đội Ngũ

Các nguyên tắc quản lý như “Thấm nhuần tư duy phát triển”  hoặc “Dẫn dắt sự đồng cảm” có thể gây ra một vài trở ngại trong quản lý nhân viên, và khi người quản lý chịu trách nhiệm quản lý một nhóm lớn, thách thức đó có thể còn lớn hơn. Nhóm càng lớn, càng khó có thể cho mỗi nhân viên sự quan tâm mà họ xứng đáng trong khi vẫn còn đủ thời gian dành cho các nhiệm vụ quan trọng khác. Nếu nhà quản lý không cẩn thận, công việc quản lý sẽ dễ trở nên choáng ngợp hoặc một số trách nhiệm sẽ bị bỏ rơi.

1. Mở rộng cách thức giao tiếp

Với các đội ngũ lớn hơn, việc tổ chức các cuộc họp trực tiếp 1-1 thường xuyên trở nên khó khăn hơn. Điều này không có nghĩa nên bỏ qua các phương thức giao tiếp. Ngay cả nhân viên cấp thấp nhất trong đội ngũ cũng cần sự chú ý để cảm thấy những đóng góp của họ có giá trị. Như một giải pháp, sử dụng các kênh liên lạc như Slack và Basecamp để duy trì kết nối với nhân viên ngoài việc thực hiện các tương tác trực tiếp. Khi các thành viên trong nhóm biết các kênh liên lạc hai chiều nay, họ sẽ có nhiều khả năng tiếp cận các những cập nhật mới và sự  hỗ trợ từ phía nhà quản lý.

2. Ủy thác bất cứ khi nào có thể

Khi số lượng thành viên đội ngũ được mở rộng, khối lượng công việc cũng dần tăng và nhà quản lý không thể tự mình xử lý tất cả. Ủy thác đúng người sẽ giúp nhà quản lý tránh bị kiệt sức, cải thiện năng suất tổng thể của đội ngũ, giúp nhà quản lý có thêm thời gian để quản lý các thành viên trong nhóm và thậm chí cân bằng thời gian cá nhân. Trên thực tế, một nghiên cứu từ Frontiers in Psychology cho thấy ủy thác cải thiện hành vi tìm kiếm phản hồi giữa các nhân viên, dẫn đến kết quả hiệu quả hơn.
Andrew Carnegie trở thành người giàu nhất thế giới vào đầu thế kỷ 20. Trong số hàng loạt bí quyết, một trong những bí mật lớn nhất của ông là sự ủy thác. Khi nghe một người bạn khoe khoang về việc đi làm lúc bảy giờ sáng, câu trả lời nổi tiếng của anh ta là, “Bạn hẳn là một người lười biếng nếu mất tận 10 giờ để hoàn thành tất cả công việc trong một ngày ... Trong vòng một giờ, tôi đã xử lý hết mọi thứ, phân công tất cả các công việc của tôi. Ngày làm việc của tôi đã xong, và tôi sẵn sàng ra ngoài và tận hưởng cuộc sống”.

 

3. Đề phòng những xung đột tiềm ẩn

Xung đột không lành mạnh trong các nhóm lớn bắt nguồn từ sự sụp đổ từ một nhóm nhỏ hơn. Mọi người chia phe, và sự đoàn kết nhanh chóng bị phá vỡ, điều này có thể dẫn đến tăng doanh thu của nhân viên và trải nghiệm khách hàng kém. Là người lãnh đạo đội ngũ, nhà quản lý phải đặt ra mong muốn rõ ràng về cách giải quyết xung đột trong nhóm và sẵn sàng đóng vai trò tích cực trong việc giải quyết tranh chấp. Cập nhật tình hình trong môi trường công sở sẽ giúp nhà quản lý xác định các vấn đề tiềm ẩn để nhà quản lý có thể hành động trước khi chúng ra khỏi tầm tay.
 

4. Nhìn vào bức tranh lớn

Với một đội ngũ lớn hơn, khả năng đánh giá tổng quan chất lượng đầu ra của mọi người trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhìn vào các quy trình, phương thức giao tiếp và thậm chí các vai trò riêng lẻ từ góc độ bức tranh lớn sẽ giúp nhà quản lý xác định các khía cạnh khiến đội ngũ trở nên ít gắn kết hoặc hiệu quả hơn.
Nhiệm vụ quản lý vi mô vẫn rất quan trọng, hãy lùi lại một bước và phóng to các nhu cầu để sắp xếp lại các mục tiêu của mình hoặc có sự điều chỉnh cần thiết nhằm cải thiện hiệu quả của nhóm. Những thay đổi có ảnh hưởng tích cực đến văn hóa công sở và quy trình làm việc cho tất cả các thành viên trong đội ngũ có thể có tác động tổng thể thậm chí còn lớn hơn đến năng suất và sự hài lòng tại nơi làm việc.
 

5. Giải phóng sức mạnh vai trò cố vấn

Các nhà lãnh đạo giỏi đóng vai trò là người cố vấn nâng cao hiệu suất của những người xung quanh. Thật không may, với một đội ngũ lớn, nhà quản lý không có nhiều cơ hội để truyền tải hết kinh nghiệm cho những người mới. Chỉ định các thành viên có kinh nghiệm hơn trong đội ngũ là một cách để thực hiện hiệu quả việc này. Như Chủ tịch và Giám đốc điều hành GM Mary Barra từng nói: "Tất cả các nhà lãnh đạo giỏi nên đầu tư vào sự phát triển nghề nghiệp của các thành viên trong nhóm của họ ... Vì bạn có thể đã bỏ qua các đồng nghiệp có những hiểu biết tuyệt vời."
 
Nhiều nguyên tắc lãnh đạo thành công có chung đặc điểm bất kể quy mô của đội ngũ. Tuy nhiên, bằng cách hoạch định kế hoạch cho đội ngũ quy mô lớn hơn, nhà quản lý sẽ được chuẩn bị tốt hơn để giúp từng thành viên trong nhóm - và toàn bộ công ty - đạt được những tầm cao mới.

Theo ENTREPRENEUR