Hơn 1/3 đội ngũ quản lý cấp cao đang sử dụng AI với tần suất cao gấp đôi nhân sự thông thường. Dữ liệu này cho thấy tốc độ chuyển đổi AI của cả doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào mức độ nhạy bén của người dẫn dắt.
Khi nói đến AI, mức độ tiếp nhận và sử dụng của đội ngũ lãnh đạo sẽ quyết định tốc độ chuyển đổi của cả tổ chức.
Trong bối cảnh những thay đổi và gián đoạn diễn ra nhanh chóng, các tổ chức cần nhiều hơn là chỉ có công nghệ sẵn sàng để thúc đẩy việc ứng dụng AI; họ cần có sự dẫn dắt mạnh mẽ từ đội ngũ lãnh đạo.
Những nhà lãnh đạo hiệu quả nhất sử dụng AI không chỉ để tự động hóa công việc. Họ còn tận dụng AI để tăng cường sự tập trung, tính rõ ràng và hiệu suất trong tổ chức của mình.
Những nhà lãnh đạo này khai thác AI để giúp bản thân và đội ngũ dành nhiều thời gian hơn cho những công việc có giá trị cao nhất - những công việc mà chỉ con người mới có thể thực hiện tốt: lãnh đạo bằng sự thấu cảm và hành động, tư duy chiến lược, và triển khai công việc một cách xuất sắc.
Dưới đây là 5 cách các nhà lãnh đạo đang sử dụng AI trong công việc để nâng cao mức độ gắn kết của nhân viên và cải thiện kết quả hoạt động.
1. Nâng Cao Sự Tập Trung Chiến Lược
Các nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm định hướng tổ chức, xác định những ưu tiên quan trọng nhất và phản ứng linh hoạt khi bối cảnh thay đổi. Tuy nhiên, không ít người phải dành phần lớn thời gian cho việc phân tích dữ liệu thủ công, chờ đợi các chu kỳ báo cáo kéo dài và xử lý khối lượng thông tin khổng lồ.
AI giúp vượt qua những rào cản đó bằng cách:
- Tự động phân tích dữ liệu để đưa ra những insight mà trước đây có thể mất hàng giờ mới phát hiện được.
- Tạo báo cáo, bản tóm tắt và bảng điều khiển dành cho lãnh đạo chỉ trong vài phút.
- Nhận diện các xu hướng hiệu suất hoặc những nút thắt trong vận hành mà con người dễ bỏ sót.
- Hỗ trợ lập kế hoạch theo nhiều kịch bản và đánh giá rủi ro thông qua mô hình dự báo và mô phỏng.
Khi được sử dụng hiệu quả, AI trở thành một trợ thủ đắc lực cho nhà lãnh đạo, giúp kiểm chứng các giả định, khám phá nhiều góc nhìn khác nhau và nâng cao chất lượng tư duy chiến lược.
Tuy nhiên, AI không phải là công cụ thay thế cho việc ra quyết định, nó là một công cụ hỗ trợ quyết định. Khi kết hợp với năng lực phán đoán của con người, AI có thể giúp tạo ra những quyết định tốt hơn và mang lại kết quả vượt trội hơn.
Những nhà lãnh đạo biết tận dụng AI để duy trì sự tập trung vào đúng ưu tiên, vào đúng thời điểm, sẽ sở hữu một lợi thế chiến lược mà đối thủ khó có thể bắt kịp.
2. Nâng Cao Hiệu Quả Giao Tiếp Trong Đội Ngũ
Một trong những ứng dụng thiết thực nhất của AI là hỗ trợ nhà lãnh đạo giao tiếp hiệu quả hơn với đội ngũ, cả trong thời gian thực lẫn giao tiếp không đồng bộ.
Nhà lãnh đạo là người thiết lập chuẩn mực cho cách thông tin được truyền tải trong tổ chức. AI có thể giúp họ giao tiếp rõ ràng hơn, nhất quán hơn và tạo tác động tốt hơn.
Khi được sử dụng có chủ đích, các công cụ AI hỗ trợ giao tiếp nội bộ bằng cách giúp nhà lãnh đạo:
- Tóm tắt chính xác các cuộc họp và buổi 1-1, bảo đảm những quyết định quan trọng, việc cần theo dõi và các đầu việc hành động không bị bỏ sót.
- Viết các cập nhật ngắn gọn cho đội ngũ, giúp giảm sự mơ hồ và hạn chế việc phải tự suy đoán.
- Củng cố mục tiêu và kỳ vọng thông qua các bản check-in, cập nhật dự án hoặc thông tin giao ca bằng văn bản.
Khi nhà lãnh đạo làm gương về sự rõ ràng trong giao tiếp, họ giúp đội ngũ vận hành với sự tự tin và đồng thuận cao hơn.
AI trở thành công cụ giúp loại bỏ nhiễu thông tin và làm nổi bật những điều quan trọng nhất. Những nhà lãnh đạo biết dùng AI để tạo ra đối thoại nội bộ sắc nét hơn sẽ nâng cao tiêu chuẩn thực thi của cả đội ngũ.
3. Tăng Năng Suất Thông Qua Tự Động Hóa
Có quá nhiều nhà lãnh đạo đang bị cuốn vào các công việc hành chính khiến họ mất đi sự tập trung cần thiết. Việc sắp xếp lịch họp, quản lý email, theo dõi các đầu việc có giá trị thấp… tất cả đều tiêu tốn thời gian và năng lượng.
Tự động hóa bằng AI cho phép nhà lãnh đạo tập trung vào những điều quan trọng nhất. Với AI và tự động hóa, nhà lãnh đạo có thể điều phối lịch làm việc, sàng lọc hộp thư đến và theo dõi nhiệm vụ một cách tự động. Họ cũng có thể đơn giản hóa các quy trình và luồng công việc nội bộ vốn từng thủ công và chậm chạp, từ đó tạo thêm không gian để tập trung vào công việc chiến lược, huấn luyện đội ngũ và ra quyết định.
Sử dụng AI để giảm tải những công việc có giá trị thấp không phải là đi đường tắt. Đó là cách tạo thêm không gian cho vai trò lãnh đạo thực sự. Khi nhà lãnh đạo giải phóng bản thân khỏi các công việc lặp lại, họ có thể làm gương về cách quản lý thời gian và nhiệm vụ có chủ đích hơn, đồng thời giúp đội ngũ của mình làm điều tương tự.Từ đó cho phép nhà lãnh đạo dành nhiều thời gian hơn để thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và nuôi dưỡng kết nối bền chặt hơn.
4. Huấn Luyện Và Phát Triển Nhân Tài
Những nhà lãnh đạo xuất sắc không đơn thuần quản lý công việc; họ phát triển con người. Họ hiểu rằng thành công dài hạn của mình gắn chặt với sự trưởng thành, hiệu suất và mức độ gắn kết của những người mà họ dẫn dắt.
Khi được khai thác hiệu quả, AI trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp mở khóa tiềm năng của nhân viên và phát triển thế hệ lãnh đạo tương lai. AI không thay thế sự kết nối giữa con người với con người; AI giúp nhà lãnh đạo hành động rõ ràng hơn, sâu sắc hơn và kịp thời hơn.
Một trong những lợi thế lớn nhất của AI trong lĩnh vực này là khả năng gia tăng mức độ thấu hiểu. Trên thực tế, nhiều nhà lãnh đạo thiếu dữ liệu và tín hiệu theo thời gian thực để huấn luyện đội ngũ hiệu quả, đặc biệt trong các đội nhóm lớn hoặc làm việc phân tán. Các công cụ AI có thể giúp nhà lãnh đạo sớm nhận diện dấu hiệu kiệt sức hoặc giảm gắn kết, xác định khoảng cách năng lực và cơ hội phát triển, đồng thời đưa ra các quyết định huấn luyện dựa trên thông tin đầy đủ hơn.
Xa hơn việc nâng cao nhận thức, AI cũng đang thay đổi cách nhà lãnh đạo hỗ trợ sự phát triển cá nhân. Khi tổ chức sử dụng các công cụ huấn luyện bằng AI như một phần trong chiến lược học tập và phát triển, nhà lãnh đạo có thể tiếp cận các phương pháp huấn luyện có khả năng mở rộng, dựa trên nguyên tắc và được điều chỉnh theo nhu cầu riêng của từng nhân viên. Những công cụ này giúp việc phát triển trở thành một phần liên tục và tự nhiên trong hành trình trưởng thành hằng ngày của mỗi người.
Điều quan trọng là AI giúp mở rộng năng lực hiện diện và hỗ trợ của nhà lãnh đạo. Sau cùng, con người thường không rời bỏ tổ chức; họ rời bỏ những nhà lãnh đạo không đầu tư vào họ. Khi được kết hợp với sự lãnh đạo có mặt, có chủ đích, AI giúp nhà lãnh đạo xuất hiện đúng lúc, truyền tải đúng thông điệp và hiểu sâu hơn điều đội ngũ của mình đang cần nhất.
5. Tạo Nội Dung Và Truyền Thông Ở Quy Mô Lớn
Nhà lãnh đạo cần phải giao tiếp thường xuyên, nhưng những nhà lãnh đạo xuất sắc giao tiếp với sự chủ đích. Trong các tổ chức vận hành nhanh, trách nhiệm này có thể trở nên quá tải. Từ cập nhật cho cấp điều hành, kế hoạch chiến lược, bộ slide họp toàn công ty, email đội ngũ đến bản ghi nhớ cho các bên liên quan, khối lượng và tốc độ truyền thông có thể vượt quá thời gian và sự tập trung mà nhà lãnh đạo có.
Đây là lúc AI tạo ra lợi thế mạnh mẽ. AI giúp nhà lãnh đạo suy nghĩ, viết và điều chỉnh nhanh hơn mà vẫn giữ được sự rõ ràng về mặt chiến lược. Các công cụ AI tạo sinh có thể đóng vai trò như một đối tác cộng tác trong giai đoạn đầu của quá trình sáng tạo nội dung, giúp nhà lãnh đạo soạn thảo bài trình bày chiến lược, luận điểm trao đổi và báo cáo trong thời gian ngắn; nhanh chóng thử nghiệm ý tưởng mới và điều chỉnh dựa trên phản hồi của người nghe; đồng thời duy trì nhịp độ cập nhật và truyền thông đều đặn mà không bị kiệt sức.
Kết quả mang lại sẽ là hiệu suất cao hơn, sự linh hoạt lớn hơn. Thay vì bị cuốn vào việc phản ứng với các yêu cầu truyền thông, nhà lãnh đạo có thể chủ động định hình câu chuyện, thiết lập định hướng và củng cố các ưu tiên then chốt trong toàn tổ chức. Khi không phải dành hàng giờ để định dạng slide hoặc chỉnh sửa bản tin nội bộ, họ có thể đầu tư năng lượng vào việc tinh chỉnh chính thông điệp, bảo đảm thông điệp đó truyền cảm hứng hành động, củng cố mục đích và thúc đẩy kết quả.
Tuy nhiên, dù AI có thể tinh gọn phần “cách làm”, AI không thể thay thế phần “lý do”. Nhà lãnh đạo vẫn phải xác định thông điệp, kết nối thông điệp đó với mục đích và truyền tải bằng sự chân thực và minh bạch. Khi được sử dụng có kỷ luật và chủ đích, AI giúp nhà lãnh đạo giao tiếp ở quy mô lớn mà vẫn giữ được sự rõ ràng và uy tín.
Thúc Đẩy Việc Ứng Dụng AI Trong Tổ Chức
Sau cùng, dẫn dắt sự chuyển dịch sang AI không phải là yêu cầu mọi người phải áp dụng công nghệ. Đó là việc nhà lãnh đạo làm gương bằng niềm tin của mình.
Nhà lãnh đạo cần trang bị cho đội ngũ cách nhìn nhận đúng hơn về AI: không phải như một điều bắt buộc phải tuân theo, mà như một công cụ có thể đồng hành. Khi nhà lãnh đạo thiết lập tinh thần đúng đắn, kết nối việc sử dụng AI với mục đích, chiến lược và giá trị của tổ chức, họ giúp cuộc đối thoại chuyển từ nỗi sợ sang sự tập trung.
AI không thay thế vai trò lãnh đạo. AI nâng chuẩn cho vai trò đó.
Bài viết được thực hiện và đăng trên website chính thức của FranklinCovey: https://www.franklincovey.com/blog/ai-for-work/
